Unternehmen · Unternehmensführung
Hinweisgeber- und Ethikrichtlinie
Die ECO EFX Solutions GmbH verpflichtet sich zu ethischem Geschäftsverhalten, Integrität, Transparenz und der Einhaltung geltender Gesetze und interner Richtlinien. Diese Richtlinie erklärt, wie Sie Bedenken melden können und wie wir mit Meldungen umgehen.
1. Wer melden kann
Beschäftigte, Geschäftspartner und andere Beteiligte sind aufgefordert, vermutetes Fehlverhalten, Rechtsverstöße, Interessenkonflikte, Korruption, Diskriminierung, Sicherheitsbedenken oder sonstiges unethisches Verhalten in gutem Glauben zu melden.
2. Was gemeldet werden kann
- Korruption, Bestechung und unzulässige Geschenke
- Betrug, Unterschlagung und Manipulation von Finanzdaten
- Interessenkonflikte
- Kartell- und Wettbewerbsverstöße
- Verstöße gegen Datenschutz und Informationssicherheit
- Probleme der Produktsicherheit und -qualität
- Manipulation oder Zurückhalten von Prüfergebnissen
- Falsche oder übertriebene Produkt- und Umweltaussagen
- Verstöße gegen Umweltschutz oder Arbeitssicherheit
- Diskriminierung, Belästigung und unangemessenes Verhalten
- Verstöße gegen Verträge, interne Richtlinien oder geltendes Recht
- Repressalien gegen hinweisgebende Personen
3. Wie Sie melden können
Bedenken können vertraulich, schriftlich oder mündlich, über jeden der folgenden Wege gemeldet werden:
E-Mail: E-Mail anzeigen
Ansprechpartner Ethik & Compliance: Michael Borg-Möller
Stellvertretung: Fintan Early
Externer Rechtsanwalt: Christian Baarz (Rechtsanwalt) – E-Mail anzeigen
Sie können Bedenken auch an die zuständigen externen Meldestellen richten. Wir ermutigen zur internen Meldung, doch der Weg über eine externe Meldestelle bleibt Ihr Recht.
4. Vertraulichkeit & Anonymität
Wir schützen die Identität der hinweisgebenden Person und aller Personen, die in einer Meldung genannt werden. Zugang haben nur die Personen, die für die Bearbeitung des Falls zuständig sind. Anonyme Meldungen werden geprüft, wenn sie ausreichende Informationen enthalten. Die ECO EFX Solutions GmbH kann Anonymität jedoch nicht zusichern, wenn Meldungen über herkömmliche E-Mail- oder Telefonkanäle eingehen.
5. Wie wir Meldungen bearbeiten
Wir folgen einem klaren, vertraulichen Verfahren:
- Eingangsbestätigung – wir bestätigen den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen.
- Prüfung – wir prüfen jede Meldung sachlich, ergreifen die angemessenen Folgemaßnahmen und können weitere Informationen anfordern.
- Rückmeldung – wir geben innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung Rückmeldung zu geplanten oder ergriffenen Maßnahmen.
- Maßnahmen – bestätigt sich ein Fehlverhalten, ergreifen wir angemessene Abhilfe- und Vorbeugemaßnahmen und prüfen, ob Abläufe, Kontrollen oder Richtlinien verbessert werden müssen.
- Dokumentation – Meldungen werden nach den gesetzlichen Vorgaben dokumentiert und aufbewahrt und danach gelöscht.
6. Schutz vor Repressalien
Repressalien gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken melden, werden nicht geduldet. Repressalien sind selbst ein Sachverhalt, der nach dieser Richtlinie gemeldet werden kann.
7. Datenschutz
Personenbezogene Daten, die wir über eine Meldung erhalten, werden nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nur zur Bearbeitung der Meldung verarbeitet. Weitere Informationen stehen in unserer Datenschutzerklärung.
8. Rechtsgrundlage
Diese Richtlinie bildet die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und der Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, ab.
9. Überprüfung
Wir überprüfen diese Richtlinie regelmäßig und passen sie an Veränderungen in unserer Organisation oder in den rechtlichen Anforderungen an.